LAPORAN KKN UM PELATIHAN MAILMERGE DAN PENGOLAHAN DATABASE BAGI PERANGKAT DESA SUKOMULYO KECAMATAN PUJON KABUPATEN MALANG

PELATIHAN MAILMERGE DAN PENGOLAHAN DATABASE

BAGI PERANGKAT DESA SUKOMULYO

KECAMATAN PUJON KABUPATEN MALANG

 

LAPORAN PROGRAM KERJA

Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Universitas Negeri Malang

Semester Pendek 2014/2015

Desa Sukomulyo Kecamatan Pujon Kabupaten Malang

 

Penanggungjawab

Budiharjo                        (FIS/HKn/2012)

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBERDAYA WILAYAH DAN KULIAH KERJA NYATA

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LP2M)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)

2015

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut Undang-Undang nomor 5 tahun 1979, pasal 1, desa merupakan suatu wilayah yang ditempati oleh sejumlah masyarakat hukum yang memiliki organisasi pemerintahan terendah langsung dibawah camat, dan berhak menyelenggarakan rumah tangga sendiri, dalam ikatan Kesatuan Republik Indonesia. Desa merupakan suatu hasil perwujudan geografis yang ditimbulkan oleh unsur-unsur fisiologis, sosial, ekonomi, politik dan kultural yang terdapat di suatu daerah serta memiliki hubungan dan pengaruh timbal balik dengan daerah lain. Unsur-unsur yang membentuk suatu desa antara lain kesatuan hidup, usaha manusia dan tata geografi, letak desa dan juga potensi yang dimiliki desa.

Kuliah Kerja Nyata (KKN) merupakan pengalaman belajar yang menghubungkan konsep-konsep akademis dan realita dalam masyarakat untuk  mematangkan kepribadian dan menumbuhkan rasa percaya diri mahasiswa sebagai calon pemimpin dan penerus bangsa, memiliki visi yaitu belajar dan bekerja bersama masyarakat dalam peningkatan kecerdasan, kesejahteraan dan martabat. Misi mahasiswa KKN adalah memberi mahasiswa pengalaman nyata dalam pengalaman Tri Darma perperangkat desa tinggi di masyarakat secara melembaga. Dalam mewujudkan visi dan misi tersebut maka diadakan program KKN di Desa Sukomulyo yang berbasi teknologi. Prioritas utama yang harus dilaksanakan adalah pemberdayaan SDM (Sumber Daya Manusia) dan lingkungan di Desa Sukomulyo. Salah satu upaya pengembangan SDM yang dilakukan oleh kelompok kerja mahasiswa KKN UM semester pendek 2015 Desa Sukomulyo Kecamatan Pujon Kabupaten Malang adalah dengan menyelenggarakan program kegiatan “Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database ”. Kegiatan pelatihan ini adalah pelatihan yang memberikan pengenalan tentang penggunaan, fungsi, dan manfaat aplikasi Mailmerge  sekaligus pelatihan untuk mengoperasikan aplikasi Mailmerge  kepada perangkat Desa Sukomulyo.

Berdasarkan hasil observasi ketika melaksanakan piket di kantor kelurahan Desa Sukomulyo yang terletak di Dusun Bakir, rata-rata perangkat desa belum menguasai bagaimana cara mengolah database  dengan efektif dan efisien. Bahkan ada beberapa perangkat desa yang masih belum terbiasa menggunakan komputer sehingga mengerjakan pekerjaan dengan cara menulis manual. Perangkat desa perlu menguasai bagaimana administrasi dan pengolahan database  dengan baik dan benar agar mempermudah dalam melayani masyarakat.

Mailmerge merupakan sebuah program atau aplikasi yang telah disediakan Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Mailmerge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirim kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Program ini dapat mempermudah dalam pembuatan dokumen, surat atau undangan yang mengharuskan mencetak lebih dari satu dokumen, undangan atau surat dengan alamat yang berbeda-beda. Program ini belum dikenal dan dimanfaatkan dengan baik oleh perangkat desa Sukomulyo.

 Oleh karena itu, kami mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang 2015 mengadakan kegiatan Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database  untuk membantu perangkat desa Sukomulyo Kecamatan Pujon Kabupaten Malang agar dapat melakukan pengolahan database  secara efektif dan efisien.

B.  Tujuan dan Sasaran Program KKN

Memberikan Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database  sebagai media untuk membantu Perangkat Desa Sukomulyo Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang dalam memberikan pelayanan pada masyarakat.

C. Hasil yang akan Dicapai

1.    Perangkat desa dapat mengetahui fungsi dan manfaat penggunaan Mailmerge  dan pengolahan Database.

2.    Perangkat desa dapat mengoperasikan aplikasi Mailmerge  sehingga membantu mempermudah pengolahan database  dan mempercepat pelayanan masyrakat.

D. Strategi Pelaksanaan Program KKN

1.    Tahap Pelaksanaan Program

Tahap – tahap yang perlu dilaksanakan dalam pelaksanaan program pelatihan ini adalah sebagai berikut :

a.    Tahap Persiapan

1)   Observasi tentang kondisi data desa khususnya data admnistrasi Desa Sukomulyo yaitu ketika piket di kantor kelurahan tanggal 18 Mei-1 Juni 2015

2)   Koordinasi dengan pemateri untuk menentukan konsepan acara dan menentukan waktu pelaksanaan program Mailmerge  dan pengolahan database  pada hari Kamis, 21 Mei 2015.

3)   Koordinasi dengan perangkat kantor pemerintahan Desa Sukomulyo Kecamatan Pujon Kabupaten Malang, tentang program Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database   di kantor kelurahan pada hari Jum’at, 29 Mei 2015.

4)   Rapat koordinasi pertama dan pembentukan panitia pada hari Rabu, 27 Mei 2015

5)   Rapat Koordinasi ke-dua pada hari Sabtu, 30 Mei 2015

6)   Mengkonfirmasi acara kepada pemateri pada hari Senin, 01 Juni 2015

7)   Briefing acara pada panitia pelaksana Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database  pada hari Selasa, 02 Juni 2015

8)   Persiapan perlengkapan yang di butuhkan dalam program pelatihan pada tanggal 01-03 Juni 2015.

b.      Tahap Pelaksanaan

1)   Pelaksanaan Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database  kepada Perangkat Desa Sukomulyo dilaksanakan pada hari Rabu 3 Juni 2015, bertempat di Aula Kantor Desa Sukomulyo mulai pukul 10.00-12.00 WIB. Berikut ini adalah susunan acaranya:

a)    Pembukaan

b)   Sambutan-sambutan

c)    Acara inti (Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database)

d)   Penutup (do’a)

2)   Dokumentasi pelaksanaan kegiatan selama acara berlangsung

c.       Tahap Evaluasi

Mengevaluasi kembali program yang telah dilaksanakan, untuk mengetahui hasil, kendala atau hambatan, dan faktor pendukung Pelatihan Mailmerge  dan Pengolahan Database  yang sudah dilaksanakan.

2.    Organisasi Pelaksana Program

Pelindung                     : Dr. H. M. Ishaq, M.Pd.

(Kepala P2SWKKN)

Dosen Pembimbing      : Yuli Soesetio, S.E., M.M.

Penasehat                     : Safi’ul Anwar, S.T (Kepala Desa Sukomulyo)

Ketua Pelaksana          : Budiharjo (FIS/HKN’12)

Wakil                            : Eka Susanti (FIS/HKN’12)

Sekertaris                     : Rizka Rosida Hayuni (FIP/ BK’2012)

Sie. Acara

Koordinator                   : Handri Kurniawan (FMIPA/Pend.Mat’2012)

Anggota                         : Diyan Nofianti (FMIPA/ Pend.Fisika’2012)

Sie. Humas                   

Koordinator                   : Nur Fidayat (FIP/ PGSD’2012)

Anggota                         : Rizka Rosida Hayuni (FIP/ BK’2012)

                                         Rofidah Ummamita (FE/ PADP’2012)

Sie. Dokumentasi Dan Publikasi

Koordinator                   : Renny Retna Puspasari (FIP/ AP’2012)

Anggota                         : Hanny Katera (FE/ Pend.Akuntansi’2012)

                                         Shinta Gusta (FMIPA/ Pend.Kimia’2012)

Sie. Perlengkapan

Koordinator                   : Edo Prasetyo (FIK/ PKO’2012)

Anggota                         : M. Fauzan Ikramullah (FIK/ PJK’2012)

                                         Alif Via Pradana (FIP/ PGSD’2012)

Sie. Konsumsi  

Koordinator                   : Iis Afriani (FIP/ PGSD’2012)

Anggota                         : Deris Eka Putri (FIP/ PLS’2012)

                                         Siskha Amalia Dwi Cahyani (FIP/ PGSD’2012)

3.    Dana dan Sumber Dana

Rincian dana yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program Pelatihan Mailmerge  dan pengolahan Database  Desa Sukomulyo, Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang adalah:

a.    Pemasukan

Mahasiswa                                                                = Rp.     40.000,00

LP2M                                                                        = Rp.   100.000,00   +

= Rp.   140.000,00

b.    Pengeluaran

Modul materi                                                             = Rp.    20.000,00

Aqua gelas                                                                 = Rp.    25.000,00

Snack                                                                         = Rp.    65.000,00

Banner                                                                       = Rp.    30.000,00   +

                                                                                   = Rp  140.000,00

BAB II

PELAKSANAAN  KEGIATAN

A.  Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan

1.    Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan program pelatihan ini prosesnya yang pertama adalah rapat koordinasi dengan panitia pelaksana program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database . Kedua melakukan konsultasi kepada kepala desa dan pihak perangkat desa untuk menjelaskan gambaran dan tujuan program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  yang akan dilaksanakan. Ketiga Konsultasi kepada pemateri untuk menentukan konsep acara program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database . Keempat pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  yang dilaksanakan pada hari Rabu, 3 Juni 2015.

2.    Faktor Pendukung

Faktor pendukung dalam pelaksanaan program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  Desa Sukomulyo adalah

a.    Adanya dukungan dan antusiame dari pihak peserta yaitu perangkat Desa Sukomulyo terhadap pelaksanaan kegiatan pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database .

b.    Narasumber yang telah menguasai materi dengan baik 

c.    Kerjasama yang baik oleh panitia pelaksana program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database .

d.   Pemateri memberikan modul hardcopy dan softcopy

e.    Tersedianya laptop yang memadai sebagai media pelatihan

f.     Panitia yang telah dipersiapkan untuk mendampingi masing-masing perangkat desa telah menguasai dengan baik materi pelatihan yang disajikan sehingga dapat dengan mudah membantu perangkat desa yang sedang kesulitan ketika proses pelatihan

3.    Faktor Penghambat

Faktor penghambat dalam pelaksanaan program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  Desa Sukomulyo, Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang adalah waktu pelaksanaan acara yang tidak sesuai dengan rencana kegiatan yang telah dijadwalkan karena para peserta datang terlambat 1 jam sebelum acara dimulai.

B.  Permasalahan dalam Pelaksanaan Kegiatan

Permasalahan yang dihadapi saat pelaksanaan program keja ini adalah masih ada beberapa peserta pelatihan yang belum lancar dalam mengoperasikan laptop di karenakan belum terbiasa.

C.  Solusi terhadap Masalah

1.    Memberikan saran pada Kepala Desa agar Desa Sukomulyo memberikan fasilitas komputer yang memadai di kantor kelurahan agar semua perangkat desa dapat bekerja dengan mudah dan membiasakan diri menggunakan komputer sehingga tidak bekerja manual.

2.    Menganjurkan kepada para perangkat desa untuk memiliki laptop atau komputer.

3.    Menganjurkan kepada perangkat desa yang belum terbiasa mengoperasikan komputer atau laptop untuk sering berlatih.

BAB III

PAPARAN DAN PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN PROGRAM

A.  Paparan Hasil Pelaksanaan Kegiatan

No	Program	Pencapaian Hasil	Kendala yang Dihadapi	Alternatif Pemecahan	Dana dan Sumber Dana	Penanggung-jawab
1.	Pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  Desa Sukomulyo, Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang	1.    Peserta pelatihan dapat mengolah database  menggunakan Mailmerge  secara efektif dan efisien 2.    Peserta pelatihan yakni perangkat desa Sukomulyo sangat antusias dalam mengikuti pelaksanaan pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database	Ada beberapa peserta pelatihan yang belum lancar dalam mengoperasikan laptop karena belum terbiasa	1.    Memberikan saran pada Kepala Desa agar Desa Sukomulyo memberikan fasilitas komputer yang memadai di kantor kelurahan 2.    Menganjurkan perangkat desa memiliki laptop	1.    LP2M UM sebanyak Rp. 40.000,00 2.    Iuran Mahasiswa KKN sebanyak Rp. 100.000,00	Budihardjo

3.1 Tabel Hasil Pelaksanaan Kegiatan

B.  Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kegiatan

Pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  kepada perangkat Desa Sukomulyo, Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang berjalan cukup lancar. Acara ini berlangsung mulai pukul 10.00-12.00 WIB. Pada mulanya kegiatan ini direncanakan untuk dimulai pukul 09.00 WIB namun, para peserta datang terlambat 1 jam sebelum acara dimulai sehingga pelaksanaan acara tidak sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan. Hal inilah menjadi faktor penghambat keterlaksaan kegiatan.

Pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  juga memiliki faktor pendukung sehingga kegiatan ini berjalan cukup lancar dan sesuai dengan perencanaan program. Adapun faktor pendukungnya yaitu:

1.    Adanya dukungan dan antusiame dari pihak peserta yaitu perangkat Desa Sukomulyo terhadap pelaksanaan kegiatan pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database .

2.    Narasumber yang telah menguasai materi dengan baik 

3.    Kerjasama yang baik oleh panitia pelaksana program pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database .

4.    Pemateri memberikan modul hardcopy dan softcopy

5.    Tersedianya laptop yang memadai sebagai media pelatihan

6.    Panitia yang telah dipersiapkan untuk mendampingi masing-masing perangkat desa telah menguasai dengan baik materi pelatihan yang disajikan sehingga dapat dengan mudah membantu perangkat desa yang sedang kesulitan ketika proses pelatihan

BAB IV

PENUTUP

A.  Simpulan

Pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  kepada perangkat Desa Sukomulyo, Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang dapat disimpulkan bahwa pelaksanaannya berjalan dengan baik dan lancar terlihat dari antusiasme para peserta dalam mengikuti pelatihan dan pemahaman peserta terhadap materi yang disampaikan.

B.  Rekomendasi

Setelah tim pelaksana program dan panitia melakukan evaluasi dari pelaksanaan program  Pelatihan Mailmerge  dan pengolahan database  untuk di Desa Sukomulyo, Kecamatan Pujon, Kabupaten Malang. terdapat tiga imbuan yang direkomendasikan oleh tim pelaksanaan program  yaitu sebagai berikut:

1.    Hendaknya program tentang pelatihan dan pengolahan database  ini dapat dikembangkan menjadi program-program yang lebih baik melalui kegiatan program KKN yang akan datang oleh para peserta kelompok KKN.

2.    Hendaknya program tentang pengolahan database  dapat dilanjutkan oleh kelompok KKN yang akan datang mengingat masih banyak para perangkat desa yang belum menguasai komputer

3.     Hendaknya program ini dapat dikembagkan menjadi program yang lebih inovatif dengan mengenalkan aplikasi lain tentang pengolahan database  kepada perangkat desa yang masih awam akan perkembangan teknologi

KLIK LINK INI UNTUK MELIHAT FULL VIDEONYA